Plus de 25 ans au service des écoles de musique
Nous avons plus de 25 ans d’expérience dans la création de logiciels et nos produits sont entièrement développés dans nos locaux à Marly, au Marly Innovation Center, chez Hivetek Sàrl.
1999
Naissance de GEcoMus
Le logiciel est créé pour l’École de Musique de la Broye.
Ensuite
Sacao SA, Fribourg
La société Sacao SA à Fribourg reprend le développement.
2019
En réseau, multi-utilisateurs
Une nouvelle version complète et fonctionnelle, en réseau et multi-utilisateurs, voit le jour.
2021
Hivetek & le 100 % web
Hivetek Sàrl reprend le développement et mène une refonte complète vers une version entièrement web.
Aujourd’hui
Portails & nLPD
Portails professeurs et familles, hébergement en Suisse et conformité nLPD/RGPD.
Tout votre quotidien, de l’inscription aux salaires
Une seule application pour gérer élèves, cours, factures et salaires. Chaque information n’est saisie qu’une fois, puis elle alimente tout le reste.
Inscription
Cours
Facturation
Encaissement
Salaires
Statistiques
Schéma fonctionnel : les principales fonctions du logiciel, autour des inscriptions.
Élèves & familles
Inscriptions & recherche
Une saisie simplifiée des inscriptions qui évite les doublons, avec la recherche sur le même écran.
Familles
Les inscriptions sont regroupées par famille pour la facturation. L’adresse n’est saisie qu’une seule fois pour tous les enfants.
Élèves
Recherche et création d’élève, et suivi de son cursus d’une année à l’autre, en un temps record.
Documents des élèves Nouveau
Certificats, autorisations, attestations : les documents de chaque élève sont classés dans sa fiche et accessibles en un clic.
Cours & enseignants
Professeurs
Un professeur peut enseigner plusieurs instruments, et même dans plusieurs écoles.
Cours & horaires Nouveau
Cours individuels et collectifs, créneaux horaires, lieux d’enseignement et suivi des présences.
Salaires
Les salaires de tous les professeurs sont générés en un seul clic, puis exportés vers les logiciels de salaires usuels.
Location d’instruments
Louez vos instruments de musique à vos élèves et suivez chaque location.
Facturation & finances
Facturation
Les factures sont générées en un seul clic, avec prévisualisation. Rappels, acomptes et plans de paiement sont inclus.
QR-facture
La QR-facture suisse accélère les paiements, réduit les erreurs et permet de payer en scannant le code avec un smartphone.
Encaissements Nouveau
Import des paiements bancaires au format ISO 20022 et rapprochement avec les factures ouvertes.
Comptabilité
Export vers les logiciels de comptabilité usuels.
Pilotage & administration
Multi-écoles
Gérez plusieurs écoles, chacune avec son identité visuelle et ses tarifs.
Rôles & droits
Choisissez précisément ce que chaque utilisateur peut voir et modifier.
Statistiques FEM
Les fichiers statistiques demandés par la Fondation pour l’Enseignement de la Musique sont générés en un seul clic.
Communication Nouveau
Listes d’adresses et mailings ciblés vers les familles, les élèves ou les professeurs.
Un forfait unique, toutes les fonctionnalités incluses
Le tarif est établi sur demande, selon la taille de votre école. Contactez-nous pour une offre ou une démonstration.
Pour tester la démo, demandez vos identifiants sur hivetek.ch/apps, dans la section GEcoMus, via le bouton « Demander identifiants ».
Des portails pour vos professeurs et vos familles
Chacun accède à ses informations, où qu’il soit, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Votre secrétariat gagne du temps.
Portail professeurs
Un espace personnel pour chaque enseignant
- Mes cours et mes élèves : horaires, listes d’élèves, planning à télécharger en PDF
- Saisie des absences du professeur et des élèves, mois par mois
- Lien direct avec les salaires : les cours manqués sont repris automatiquement dans le calcul
- Fiches de salaire consultables et téléchargeables en PDF
- Chaque professeur ne voit que ses propres données
Module activable par école
Portail familles
Des familles autonomes, un secrétariat allégé
- Création d’accès en autonomie, confirmée par e-mail, un accès par parent
- Mes enfants : les cours suivis, année après année
- Mes factures : statut (payée, en cours, en retard) et QR-facture en PDF
- Réinscriptions en ligne pour l’année suivante ou inscription d’un nouvel enfant, validées par l’école
- Mise à jour des coordonnées par la famille elle-même, sur mobile
Module activable par école
Inscription en ligne
Les nouvelles inscriptions arrivent toutes seules
- Formulaire public accessible par un simple lien, à placer sur le site de votre école
- Aucun compte nécessaire : les familles inscrivent un nouvel élève en quelques minutes
- Consentement nLPD intégré, avec date d’acceptation enregistrée
- File de validation : l’école complète et valide chaque demande avant de l’intégrer
- Plus de ressaisie : les données validées alimentent directement l’inscription
Module activable par école
GEcoMus en images
Une interface claire et moderne, pensée pour le quotidien d’une école de musique.
Accessible partout, sans rien installer
GEcoMus est une application entièrement web, compatible avec tous les systèmes d’exploitation et tous les appareils (tablette, smartphone, ordinateur).
100 % web
Un simple navigateur suffit : Chrome, Edge, Firefox ou Safari. Aucune installation, aucun serveur à gérer dans votre école.
Tous les appareils
L’interface s’adapte à l’ordinateur du secrétariat, à la tablette du professeur ou au smartphone des parents.
Multilingue
L’interface est disponible en français, allemand, italien et anglais.
Hébergé en Suisse
Vos données sont hébergées sur notre infrastructure en Suisse et sauvegardées chaque jour.
Toujours à jour
Nous déployons les nouvelles versions pour vous, sans intervention de votre part.
Guide intégré & support local
Des tutoriels intégrés à l’application et une équipe basée à Marly, joignable par e-mail.
Vos données protégées, en Suisse
GEcoMus est conçu pour aider votre école à respecter la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et le RGPD européen.
Hébergement 100 % suisse
Vos données restent en Suisse, sur notre propre infrastructure. Aucun cloud étranger, aucun transfert hors de Suisse.
Une base par école
Chaque école dispose de sa propre instance et de sa propre base de données, strictement isolée.
Consentement enregistré
Note d’information et consentement obligatoires sur les formulaires en ligne, avec date d’acceptation conservée.
Droit d’accès
Export des données personnelles d’un élève en un clic, pour répondre aux demandes d’accès.
Anonymisation & conservation
Anonymisation d’une famille sur demande et durée de conservation paramétrable, dans le respect de l’obligation légale de 10 ans (CO 958f).
Accès sécurisés
Double authentification (2FA), rôles et droits par écran, connexions HTTPS et sauvegardes quotidiennes chiffrées.
Besoin d’aide ?
Notre équipe basée à Marly vous répond directement. Pour une assistance à distance, téléchargez l’outil de support correspondant à votre système d’exploitation, puis contactez-nous par e-mail.
Assistance à distance
Téléchargez l’outil de support à distance (Windows ou macOS) depuis le centre de support de Hivetek Sàrl.
Guide intégré
Des tutoriels pas à pas directement dans l’application, pour prendre en main chaque fonctionnalité à votre rythme.